Política de tratamiento de datos personales

1. Objeto

Establecer reglas para recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión y atención de consultas/reclamos sobre datos personales tratados por EMS GLOBAL.

2. Alcance

Aplica a clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, contactos comerciales, leads de WhatsApp, formularios web, visitantes y aliados.

3. Principios de aplicación

• Buena fe, trazabilidad documental, aprobación escrita y conservación de soportes.
• Separación entre relación B2B, relación de consumo, operación internacional, operación laboral y operación ambiental.
• Ningún compromiso verbal deberá ejecutarse sin soporte escrito cuando afecte precio, plazo, garantía, alcance o responsabilidad.
• Toda excepción comercial deberá ser aprobada por la Gerencia o por quien tenga facultades documentadas.
• Los documentos deben anexarse o citarse en cotizaciones, contratos, órdenes de compra, remisiones y actas, cuando corresponda.

4. Reglas, cláusulas o lineamientos principales

• EMS GLOBAL debe informar finalidad, derechos del titular, responsable del tratamiento y canales de contacto antes o al momento de recolectar datos.
• Los datos se usarán para cotizaciones, contratos, facturación, garantías, logística, cartera, marketing autorizado, selección de proveedores y gestión laboral.
• Los titulares pueden solicitar consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria conforme a la ley.
• Las bases de datos deben conservarse con medidas de seguridad y acceso limitado.
• Debe evaluarse obligación de inscripción en RNBD según activos y normativa aplicable.

5. Procedimiento operativo

1. Identificar bases de datos.
2. Definir finalidades.
3. Recolectar autorizaciones.
4. Publicar política y aviso.
5. Atender consultas y reclamos.
6. Controlar accesos.
7. Actualizar o suprimir cuando proceda.

6. Controles y evidencias mínimas

7. Formatos y anexos incluidos

• Política de datos
• Aviso de privacidad
• Autorización clientes/proveedores
• Autorización trabajadores
• Procedimiento de consultas y reclamos

8. Marco normativo de referencia

• Ley 1480 de 2011 - Estatuto del Consumidor: garantía legal, información, derecho de retracto y reclamaciones.
• Decreto 735 de 2013 - efectividad de la garantía prevista en la Ley 1480 de 2011.
• Ley 2439 de 2024 - reglas de protección al consumidor en comercio electrónico, cuando aplique.
• Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio: actos mercantiles, contratos comerciales, compraventa, obligaciones mercantiles y prueba comercial.
• Código Civil colombiano - obligaciones, responsabilidad contractual, fuerza mayor y caso fortuito.
• Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias - protección de datos personales y habeas data.

9. Nota de validación